Se strinjate, da je učinkovito poslovno komuniciranje eno najbolj pomembnih orodij za doseganje zastavljenih ciljev? Ker pa ne gre za najlažjo veščino, je nikar ne jemljite za samoumevno. Oblikovanje strategij in poslovno načrtovanje sta nujno potrebna, a če tega s papirja ne premaknemo v dejanja, je bil ves trud zgolj potrata časa.

1. SPOROČILO NAJ BO JASNO

Poznate občutek, ko na koncu pogovora ne veste, kaj je bilo pravzaprav bistvo sporočila oziroma kaj vam je sogovornik želel povedati?

Temu se lahko izognemo, če se bomo držali načela jasnosti. Delajmo kratke povedi, ki jim bo sogovornik lahko sledil. Skušajmo se izražati natančno, misli pa oblikujmo pregledno. To je še zlasti pomembno pri zahtevnih temah, ko sta jasnost ter preglednost še posebej pomembna. Izražajmo se preprosto. Uporaba tujk morda govori o naši razgledanosti, a lahko sogovorniku zamegli bistvo sporočila. V eni sapi nikoli ne moremo povedati vsega, s preveč informacijami bomo v pogovor vnesli zmedo in se oddaljili od začrtanega cilja. Osredotočenost ter zmernost z informacijami, sta ključni pri učinkoviti poslovni komunikaciji.

2. BODITE KRATKI

Pregovor, da je čas denar, v poslovnem svetu pride še kako prav.

Na sestankih smo običajno omejeni s časom in si s sogovornikom ne moremo privoščiti predolge razprave. Hkrati velja, da lahko z manj besedami povemo več in bolj učinkovito. In kako to doseči? Če želimo pridobiti sogovornikovo pozornost, moramo biti kratki, a še vedno razumljivi. K dolgovezenju nas v glavnem žene strah, da zadeve ne bomo razložili dovolj nazorno ali zaradi slabe pripravljenosti na pogovor. Poslovno komuniciranje ni poligon za improvizacijo, zato se na pogovor vedno dobro pripravite.

3. PRIPOVEDUJTE ZGODBE

Bodite pogumni in nagovarjajte sogovornikova čustva.

Že res, da mora biti sporočilo, ki ga želimo posredovati sogovorniku, kratko in jedrnato. Zavedati pa se moramo tudi, da je poslovno komuniciranje, ki temelji samo na suhoparnem naštevanju dejstev ali golih argumentov, za sogovornika naporno in težko razumljivo. Brez konteksta sporočilo obvisi v zraku, sogovornik si ga težko zapomni in nanj ne naredi željenega vtisa. Če želite, da se bo vaš sogovornik vživel v pripoved in v njej prepoznal vrednost zase, uporabite prvine dobre zgodbe: pojasnjevalnemu uvodu naj sledi zaplet, ki ga opremite z nazornimi primerjavami, nato pa nakažite možne poti za uspešen razplet. Ljudje smo dojemljivi za prepričljivost besednih figur in znamo prepoznati vrednost dobrega humorja.

4. BODITE AKTIVEN POSLUŠALEC

V procesu komuniciranja sta aktivno udeležena oba: govorec in poslušalec.

Če želimo, da bo naše poslovno komuniciranje učinkovito, se moramo odlično znajti tudi v vlogi poslušalca. Aktivno poslušanje pomeni, da v celoti slišimo in razumemo pomen sporočila, ki nam ga sogovornik želi posredovati. Osredotočimo se na govorčevo pripoved in za čas pogovora mislim ne dovolimo uiti drugam. Lastnost aktivnega poslušalca je, da ne skače v besedo, ampak počaka, da sogovornik konča svojo misel in šele nato poda svoj pogled. Dober poslušalec zna pokazati zanimanje za pogovor tudi s telesno govorico,  s spodbujanjem sogovornika s t. i. odprtimi vprašanji, zraven pa si ključne stvari še zapisuje. Če ne sodite ravno med dobre poslušalce, brez skrbi, to veščino se da zmeraj priučiti.

5. NE POZABITE NA NEVERBALNO POSLOVNO KOMUNICIRANJE

Znate razbrati kaj vam sporoča poslovni partner z izbiro obleke, modnimi dodatki, s telesno držo, z načinom hoje, s kretnjami rok ali z izrazom na obrazu?

Govorica telesa je izredno pomemben del medsebojnega sporazumevanja. Če razumemo, kaj nam sogovornik sporoča s svojo telesno govorico, se bomo laže vživeli v njegove želje in pričakovanja ter bomo bolj suvereno stopili na pot učinkovitega partnerskega sodelovanja. Že res, da obleka ne naredi človeka, res pa je tudi, da si prvi vtis o sogovorniku ustvarimo v prvih petih sekundah srečanja. Izbira obleke kaže naš odnos do dela, do drugih ljudi in do sebe samega. Z držo ne izražamo samo notranjega počutja in razpoloženja, ampak tudi samozavest in celo družbeni položaj.

* Povzetek iz članka Poslovno komuniciranje je pomembna veščina

Preberite tudi – Naj bo ponavljanje pozitivnih misli vaša rutina! 

Preverite tudi naše online programe za osebno in poslovno rast.