“TO DO” lista – jo imate? – LOPIS

Vas dnevno spremlja občutek preobremenjenosti, pogosto pozabite na kakšno opravilo ali pa ga ne opravite v dogovorjenem roku? Naštel sem nekaj simptomov pomanjkanja organizacijskih spretnosti. Zdravilo je dokaj preprosto. Pričnite si delati seznam opravil ali po angleško »TO DO LISTS«. Takšen seznam vam lahko olajša tegobe, s katerimi se srečujete, saj imate na njem naštete vse pomembne naloge, ki jih morate v določenem času opraviti. Na vrhu naj bo najpomembnejša naloga, tista najmanj pomembna pa naj bo na dnu seznama. Sposobnost postavljanja prioritet je nadvse pomembna veščina. Na ta način lahko svojo učinkovitost povečate kar za 25 odstotkov ali več.

 

Organizacijske sposobnosti niso prirojene

S temi sposobnostmi se ni rodil nihče. Prav vsak se jih je priučil skozi urjenje ter svoj lasten razvoj. Če želite biti pri svojem delu kar se da učinkoviti, si morate znati delo dobro organizirati. Vsaka minuta, ki jo porabite za načrtovanje svojih nalog, vam lahko kasneje pri izvedbi prihrani precej časa.

Običajno traja od 10 do 12 minut, da naredite seznam dnevnih opravil ter jih ustrezno porazdelite.  S tem lahko dnevno prihranite tudi do 2 uri, ki bi ju sicer porabili za improvizacijo in za brezglavo skakanje med nalogami. Kot že rečeno, pa morate znati dati posameznim nalogam prednost pred drugimi. Le tako boste lahko dosegli optimalne rezultate, glede na vloženo energijo. Torej, boljši načrt kot imate, prej se boste otresli sindroma odlašanja, pa tudi neprijetnih nalog se boste lažje ter hitreje lotili.

 

Seznam nalog ustvarjajte dnevno

Svoj seznam nalog si pripravite za vsak dan posebej, saj boste le tako vedeli, kaj točno morate tisti dan narediti. Najbolje je, da si seznam pripravite po koncu delavnika ali zvečer pred spanjem.

S tem boste stimulirali tudi vašo podzavest, ki bo čez noč delala na vašem seznamu. Ne bodite presenečeni, če se boste zjutraj zbudili polni idej in motivacije, na dlani pa boste imeli tudi rešitev za doslej nerešljivo uganko.

Na seznam napišite tudi opravila, ki jih doslej niste uspeli narediti v tekočem dnevu ter opravila, ki jih morate narediti naslednji dan. Ponovno poudarjam, da morate naloge pravilno uvrstiti na seznam, saj ni vsaka naloga enako pomembna. Hkrati pa svetujem, da se seznama dosledno držite ter se vedno znova vračate k njemu. Če se vam pojavi kakšna nova naloga, jo najprej zapišite na seznam. Nato pa naredite načrt, kako in kdaj jo boste čim bolj učinkovito opravili.

 

Štirje seznami

Obstajajo štirje različni seznami, ki jih potrebujete, da boste lahko izboljšali svoje organizacijske spretnosti.

• Najprej morate ustvariti glavni oziroma splošen seznam. Nanj napišite vse, kar želite doseči ali postati v naslednjih mesecih, letih. To je vaš osnovni seznam, iz katerega boste izhajali pri pisanju ostalih treh seznamov.
• Mesečni seznam pripravite na koncu vsakega meseca za naslednji mesec. Ta lahko vsebuje tudi nekatere točke iz prvega seznama.
• Mesečne naloge morate razčleniti v tedenske naloge. Zato si ustvarite tedenski seznam nalog, ki jih morate opraviti v naslednjem tednu. To je nekakšen delovni seznam, saj se lahko kasneje tekom tedna spreminja ter dopolnjuje.
• Zadnji je dnevni seznam, na katerega prenesite naloge iz mesečnih in tedenskih seznamov ter jih konkretno opredelite. Vsako opravljeno nalogo iz seznama nato odkljukajte. Ta aktivnost vam bo dala vizualno sliko vaših dosežkov ter občutek uspešnosti. S tem pa boste nedvomno izboljšali organizacijske spretnosti.

 

Seznam zapišite na papir ali na računalnik ter se lotite vsake naloge posebej ter upoštevajte časovne omejitve. Presenetilo vas bo, koliko boste lahko naredili na ta način. Bolj ko se boste premikali po seznamu navzdol, bolj boste zadovoljni, samozavestni in motivirani za naprej.

Tako boste imeli boljši nadzor nad svojim življenjem. Ker boste zelo motivirani, boste želeli storiti še več. Vaše misli bodo bolj kreativne. Hkrati pa boste imeli boljši pregled nad vašo učinkovitostjo, kar vam bo omogočilo, da boste svoje delo opravili še hitreje in z več zagona

Povzeto po: Brian Tracy